Bestyrelsesmøde 06. marts 2019

Til stede: Michael, Karin, Lis, Linda, Rune og Sigrid

1. Ordstyrer: Linda
2. Referent: Sigrid
3. Opdatering fra møde med byplanlægger v Sigrid

• Informationsmøde droppes, men planen sendes til Vejgaard borgernes E-boks
• Forventede åbne workshops ifbm. kommunens helhedsplan i maj (datoer ikke fastlagt)
  • 1 for grønne områder/multihus/trafik
  • 1 med fokus Vejgaard bymidte og pladsen v Rema
  • Samrådet må gerne give input til hvornår de omtalte workshops kunne ligge.
• 2. maj afholder repræsentant fra by- og landsskabsforvaltningen oplæg sammen med lokalhistorisk arkiv omkring kultur screening, og overvejer i den forbindelse også at lave en byvandring. Samrådet opfordres også til at stå for eventuelle byvandringer og i de grønne områder fx i samarbejde med park og natur ifbm. de kommende workshops.
• Vil gerne have et koordineringsmøde med bestyrelsen i april – Vi foreslår at holde møde i uge 13
• Ift at involvere så mange borgere som muligt foreslår vi enten at:
  1. At arrangementerne er “all-in” med aftensmad og “underholdning” til børnene evt i form af børne-workshops tilsvarende de voksnes workshop, så arbejdende børnefamilier også kan deltage
  2. Alternativt en lørdag eller søndag kl. 11-14, men årstiden er ikke så god ift. at folk begynder at tage i sommerhus, skulle ordne have m.m.
  3. Alternativ at begge workshops afholdes både en hverdagsaften og en weekend-formiddag.

4. Workshop med Vejgaard kort

Vi fik plottet Vejgaards stednavne ind på et kort, samt tegnet grænserne, og set på hvor der er mulighed for multihus, ældre-/ungebyggerier.

5. Hjemmeside update

Sigrid var til møde med Handelsstandsforeningen, og de har sagt ja til at samrådet må overtage Vejgaard.dk til hjemmesiden. Michael og Sigrid har været til opstartsmøde hos “Special minds”, og hjemmesiden er undervejs – Michael står for løbende at følge op på udviklingen.

6. Tryghedvandring

• Kommunen har tilbudt os en tryghedsvandring, som Michael har vinklet til en “trafiksikkerheds-tryghedsvandring”. Michael skal vende tilbage til kommunen 15.3.
• Forslag fra bestyrelsen om at afholde en sådan kl 07:30 – 08:30 om morgenen på trafikalt højtbelastede områder i Vejgaard. Derudover blev der også foreslået at vandringen også kunne dække “utrygge” steder såsom bar biblioteket og i den nordligste del af Vejgaard ved Signalvej.

7. Intern kommunikation

• Vi fik opdateret vores interne telefonliste
• E-boks må vi vente til Sanne er tilbage fra ferie
• Opsætning af e-mails udskydes til næste gang
• Forslag om at vi får afklaring om tilknyttet bankkonto næste gang, så enkelte bestyrelsesmedlemmer ikke skal lave udlæg.

8. Indeberetning af budget

• Michael talte med Sanne i lørdags. Frist 1.4.2019 for indsendelse. Sanne ringer til Peter Pindstrup ift om vi kan tage af sidste års budget ift annonce om indkaldelse til generalforsamling, hvorefter vi får det ordnet.
• Forslag om at vi fra gang til gang gennemgår budgettet.

9. Vært for samrådenes formøde

Vi er blevet spurgt af kommunen om vi vil være været for et formøde for samrådene – kommunen betaler udgifterne, samrådet skal stå for det praktiske. Det vil vi gerne på betingelse af at det bliver i Vejgaardhallen (da vi ikke har projektor på biblioteket).

10. Frivilligbørs

Vi har fået tilbud om at deltage på Frivillighedens hus’ frivilligbørs Godt initiativ, men ikke aktuelt i år. Michael skal med anden forening og ser om det er noget for os til næste år.

11. Gruppebeskrivelser til Facebook Beskrivelserne skal bestå af: Gruppenavn, Hvem, Projekter og hvad der søges til gruppen Når beskrivelserne er lavet skal de indsendes til avisen samt publiceres på Facebook samtidigt, så borgerne/følgerne kan vælge på et oplyst grundlag hvad de kunne tænke sig at byde ind på.

12. Ny mødedato i april

Vi holder fast i den aktuelle. Michael står for dagsordenen, da Sigrid ikke kan deltage.

13. Evt.

• Kommunikation udadtil:
  • Facebook
    • Promovering
    • Opfordring til at folk deler hvis de er enige (eller uenige, så vi kan få debat)
    • Få foreningerne til at dele vores opslag
  • Flyers ifbm. Hjemmesiden
  • Mail – vi skal have styr på GDPR reglerne
  • Vejgaard avis skal anvendes, da mange der ikke er på facebook anvender den.
• Vandværket vil gerne samarbejde med os ift. “Pas på vores vand”
• Handelsstandforeningen vil gerne samarbejde med samrådet om at få mere liv i bymidten. Eventuelt ved at lave nogle traditioner/arrangementer for byens borgere i bymidten. Samrådet har en masse idéer, men vi blev enige om at afholde lave et “Aktivitetsudvalgsmøde” sammen med handelsstandsforeningen hvor vi afklarer hvad de har af idéer/midler og hvordan vi kan hjælpe.
• Planerne omkring Rema1000 på Hadsundvej syd virker til allerede til at være undervejs trods høringsfasen endnu ikke er slut. Det foreslås, at beboerne i nærområdet skriver et læserbrev, og at det undersøges om det er Rema-byggeriet der er undervejs allerede.
• Bymidtegruppen er i dialog med handelstandsforeningen og kontakter erhvervsejendomsmæglere ift at tiltrække flere forretninger og evt en café til byen.
• Kulturhus(Multihus) gruppen skal afholde møder med 5 store idrætsforeninger, og vil derefter gerne have involveret lidt flere politikere for at synliggøre arbejdet og opbakningen i bydelen.
• Grønne områder har møde med landskabsarkitekt torsdag 14.3

14. Handlingspunkter

• Gruppebeskrivelser (senest 14.3)
  • Grønne områder (Lis)
  • Kulturhus (Lis)
  • Multihus (Linda/Karin)
  • Uploade på facebook (Sigrid)
• Mail til byplanlægger ang. uge 13 og forslag til arrangementstidspunkter (Sigrid)
• Håndtering af henvendelser fra minoriteter (Michael)
• Tryghedsvandring (Michael senest 15.3)
• Indberetning til Peter pindstrup (Sanne/Michael)
• Svare Peter Pindstrup ang. Samråds formøde (Sigrid)
• GDPR-regler (Rune)
• Opdatere vores interne side med journalist-kontakter (alle)
• Avisen skal have projektgruppebeskrivelser (Karin/Linda)
• Facebook projektgruppebeskrivelser (Sigrid)
• Opdatere kortet med klistermærker (Sigrid)
• Kontakt til handelsstandsforeningen mht. Aktivitetsudvalgsmøde/Idémøde inden udgangen af april (Rune)
• Tage fat i Lasse fra Labtech ang. Vejgaard.dk (Sigrid)
• Dagsorden til næste gang (Michael)
  • E-boks
  • Bankkonto
  • Budget
  • Mail-kursus
  • Husk at tjekke mail (skal stå øverst på dagsordenen, så folk husker det)
  • Tage kontakt til Vejgaards institutioner (efter idémøde med Handelsstandforening)
  • Vejgaard vandværk
  • Hjemmeside opdatering

[oceanwp_library id=”493″]

• Samrådet
• Bestyrelsen
• Projekter
• Referater
• Nyheder
• Vedtægter